Wer darf wissen, wer wie viele Überstunden gemacht hat? Ein Thema voller Facetten, das immer wieder Diskussionen auslöst! Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht schafft Klarheit, was die Mitteilung von Überstunden an Vorgesetzte angeht.

Ein Thema mit vielen Facetten

Überstunden sind in Unternehmen zu allen Zeiten ein Thema. Läuft es wirtschaftlich gut, sind sie oft ein wenig geliebtes Muss. Laufen die Geschäfte schlechter, kann es Differenzen darüber geben, wer sie machen darf. Und bei Kurzarbeit sind sie in der Regel unzulässig. Das sind nur einige Beispiele, die Anlass für Diskussionen sein können.

Umfassender Überblick der Personalabteilung

Klar ist zumindest eines: Die Personalabteilung muss die Überstunden jedes einzelnen Mitarbeiters kennen. Denn bei der monatlichen Lohnzahlung muss sie die Frage beantworten, ob Überstunden bezahlt werden müssen oder nicht. Das hängt vom Arbeitsvertrag ab.

Notwendige Entscheidungen

Je höher es in der Hierarchie „nach oben“ geht, desto eher kommt es vor, dass Überstunden ganz oder teilweise durch das Monatsgehalt abgegolten sind. Beim durchschnittlichen Arbeitnehmer sieht dies durchweg anders aus. Hier stellt sich vor allem die Frage, ob Überstunden „abgefeiert“ werden müssen oder ob sie auszuzahlen sind. Unsicherheiten über den Datenschutz gibt es in diesem Zusammenhang normalerweise nicht.

Informationsansprüche des Betriebsrats

Das ändert sich, sobald neben der Personalabteilung andere Akteure im Unternehmen ins Spiel kommen. Soweit ein Betriebsrat vorhanden ist, steht ihm bei der Anordnung von Überstunden normalerweise ein Mitbestimmungsrecht zu. Es liegt auf der Hand, dass der Betriebsrat dann wissen muss, welche Arbeitnehmer Überstunden leisten sollen und welchen Umfang diese haben sollen. Die entsprechenden Spielregeln sind Betriebsrat wie Unternehmensleitung vertraut. Im Normalfall läuft deshalb alles routiniert ab.

Informationswünsche unmittelbarer Vorgesetzter

Aber wie sieht es mit den unmittelbaren Vorgesetzten aus? Dürfen sie von der Personalabteilung erfahren, wie viele Überstunden bei den Mitarbeitern aufgelaufen sind, die ihnen unterstehen? Und wie sieht es mit den Überstunden von Mitarbeitern der „Nachbarabteilung“ aus?

Erforderlichkeit als Grenze

Rechtlich geht es dabei letztlich immer um die Frage, was erforderlich ist, um das Beschäftigungsverhältnis durchzuführen. Diesen Maßstab gibt § 26 Bundesdatenschutzgesetz dafür vor, wie der Arbeitgeber mit Mitarbeiterdaten umgehen darf. Nicht erforderlich ist es aus der Sicht des Datenschutzes, dass ein Vorgesetzter Informationen über die „Nachbarabteilung“ erhält. Denn: Für sie ist er schlicht nicht zuständig.

Auf der nächsten Ebene sieht dies jedoch anders aus. Ein Vorgesetzter, dem die Leiter mehrerer Abteilungen berichten, darf über die Überstunden in all diesen Abteilungen Bescheid wissen.

Information an Vorgesetzte über die eigene Einheit

Über die eigene Abteilung, die eigene Arbeitsgruppe oder das eigene Team muss der jeweilige Leiter informiert sein, wenn ihm die Mitarbeiter unterstehen. Dazu gehört es auch, über die aufgelaufenen Überstunden im Bild zu sein. Deshalb darf er diese Information von der Personalabteilung erhalten. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht führt hierfür gleich mehrere Argumente an:

  • Der Vorgesetzte muss erkennen können, wie stark die einzelnen Mitarbeiter belastet sind.
  • Es muss ihm möglich sein, bei Bedarf Aufgaben umzuverteilen.
  • Er muss bei Bedarf Konzepte für den Abbau von Überstunden erstellen können.

All dies geht nicht ohne entsprechende Informationen durch die Personalabteilung. Sie darf deshalb Übersichten mit Überstunden an Teamleiter, Gruppenleiter und Abteilungsleiter geben – immer beschränkt auf die Mitarbeiter, für die der Leiter die Funktion eines Vorgesetzten hat. Diese Beschränkung stellt sicher, dass er wirklich nur das bekommt, was für seine Tätigkeit erforderlich ist.

Besondere Rolle der Geschäftsführung

Die Geschäftsführung ist für das gesamte Unternehmen verantwortlich. Schon deshalb darf sie sich für alle Einheiten des Unternehmens (Teams, Arbeitsgruppen, Abteilungen usw.) Übersichten mit Überstunden vorlegen lassen. Ansonsten könnte sie ihre Aufgaben schlicht nicht erfüllen. So kann sich beispielsweise die Frage stellen, ob sie neue Mitarbeiter einstellen will, um die Überstunden zu verringern. Dies kann im Normalfall nur sie selbst entscheiden.