Dankbar für Hinweise

Die Pflicht des neuen Hinweisgeberschutz-Gesetzes fördert eine vertrauensvolle Unternehmenskultur.

Am 17. Dezember 2019 ist die EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft getreten und hätte eigentlich bis Dezember 2021 von den Mitgliedsstaaten in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Da Deutschland und einige andere EU-Länder diese Frist zur Umsetzung verstreichen ließen, wurde von der EU-Kommission bereits am 27. Januar 2022 ein Vertragsverletzungsverfahren eingeleitet. Zudem können die Schutznormen auch ohne deutsches Gesetz geltend gemacht werden.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie fordert, dass Unternehmen ab 50 Mitarbeiter sowie Organisationen und Behörden ein eigenes Hinweisgebersystem einzurichten haben, an das sich Hinweisgeber anonym wenden können.

Die Richtlinie soll Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen und diese melden, vor rechtlichen Nachteilen schützen.

Am 13. April 2022 wurde nun der Referentenentwurf durch das Bundesjustizministerium veröffentlicht. Noch weitgehender als die EU-Richtlinie! Wer entgegen der Verpflichtung keine interne Meldestelle einrichtet oder betreibt, riskiert ein Bußgeld. Repressalien gegen Whistleblower und eine Behinderung von Whistleblower-Meldungen können mit einem Bußgeld gegen das Unternehmen mit bis zu 1.000.000 € geahndet werden. Unternehmen sind deshalb gut beraten bereits jetzt angemessene Schutzmechanismen für Hinweisgeber zu implementieren. Bei der Umsetzung müssen jedoch verschiedene Vorgaben eingehalten werden. Zeitliche Fristen, die Nennung einer unparteiischen Person und die zuverlässige und einfache Meldung rund um die Uhr, um nur einige Eckpunkte zu nennen.

Aber genug der Abschreckung!

Die Umsetzung der Richtlinie kann auch förderlich sein und verschafft Ihnen, als Unternehmer, möglicherweise einen entscheidenden Handlungsvorsprung. Sie erfahren frühzeitig von Regelverstößen, können Finanzabfluss verhindern und Prozesse optimieren. Es lenkt Whistleblowing in für Sie handelbare Bahnen und vermeidet Reputationsschäden. In Zeiten des Fachkräftemangels steigert es zudem das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter, sowie Ihrer Kunden und Lieferanten.

Bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Sie können die Meldungen an eine intern benannte Person oder Abteilung leiten, oder eine externe Ombudsstelle dafür bestellen. Letzteres bietet zweifelslos eine absolute Neutralität und schützt Sie vor Kompromittierung jeglicher Art.
Bevor Sie sich als Unternehmer für eine Lösung entscheiden, sollte auch ein eventuelles Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates beachtet werden.

Das Schwesterunternehmen der Bugl & Kollegen GmbH, die BKP Compliant GmbH bietet Ihnen für beide Varianten ein passendes und richtlinienkonformes Meldeportal. Es ermöglicht eine vertrauliche und sicher verschlüsselte Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Fallbearbeiter, die zu jeder Tages- und Nachtzeit stattfinden kann.

Die onlinebasierte Software gewährleistet die volle Integrität und Anonymität der Hinweisgeber. Die auf zertifizierten und verschlüsselten Hochsicherheitsservern, in Deutschland gehostete Software bietet eine orts- und zeitunabhängige Meldemöglichkeit auf allen gängigen Geräten. Darüber hinaus wird die Möglichkeit für Text-, Bild- und Video-Uploads inklusive Löschung der Metadaten gegeben.

Auf Hinweisempfängerseite bietet das Portal eine weitere anonyme und mehrsprachige Kommunikation mit dem Hinweisgeber. Ein Timer erinnert an einzuhaltende Fristen und eine Aktenfunktion hilft bei der Analyse, Bearbeitung und Überwachung der Fälle. Letztlich bietet das System eine revisionssichere Dokumentation und Archivierung. Weitere Informationen über das BKP Hinweisgeberportal finden Sie unter www.whistleblowing-compliant.com oder sprechen Sie uns gerne an.