Auch wenn die Corona-Pandemie die Digitalisierung weiter beschleunigt hat: Papierdokumente spielen weiterhin eine wichtige Rolle und enthalten personenbezogene Daten. Vergessen Sie deshalb bei den Schutzmaßnahmen auch das Papier nicht. Gerade im Homeoffice könnte dies leicht geschehen.

Das digitale Büro bleibt Zukunft

Schon lange wird über das digitale Büro gesprochen: Alles wird digitalisiert, Aktenordner verschwinden. Doch diese Vorstellung ist auch heute noch Zukunftsmusik. Bisher verwenden erst 48 Prozent der Unternehmen Lösungen, um Dokumente zu digitalisieren, wie der Digitalverband Bitkom berichtet hat. So kommt es auch, dass es weiterhin viele Dokumente in Papierform gibt, die personenbezogene Daten enthalten und die deshalb zu schützen sind. Dabei befinden sich die Papierdokumente nicht nur im verschlossenen Aktenschrank.

Vertrauliche Unterlagen pendeln zwischen Büro und Homeoffice

Viele Papierdokumente werden auch außerhalb des Büros und Firmengebäudes genutzt und aufbewahrt. Die Tätigkeit im Homeoffice und die mobile Arbeit unterwegs haben dies noch verstärkt. Wo in Zukunft die sogenannte Hybride Arbeit als Mischung aus Büro und Homeoffice zum betrieblichen Alltag wird, hat dies auch Folgen für die Papierdokumente. So transportieren die Beschäftigten dann Akten und andere Dokumente in Papierform zwischen den verschiedenen Arbeitsorten. Es kann etwa sein, dass jemand einen aktuellen Kundenvorgang im Homeoffice ausdruckt und dann später mit ins Büro nimmt, um das Dokument in der entsprechenden Akte abzulegen. Bei diesem Transport jedoch könnte das Dokument verloren gehen oder gar gestohlen werden.

Drucker sind ein mehrfaches Angriffsziel

Aber auch der Ausdruck selbst im Homeoffice birgt Risiken. Viele Drucker werden inzwischen in das WLAN im Homeoffice eingebunden. Manche sind sogar direkt über das Internet zu erreichen, damit man auch unterwegs etwas drucken kann, das dann im Homeoffice wartet. Cyber-Attacken haben vernetzte Drucker im Visier. Es gibt aktuelle Beispiele, dass Cyberkriminelle Schwachstellen in Verbindung mit Druckern aktiv ausnutzen. Dabei bieten Drucker gleich mehrere Angriffsziele: Angreifer könnten ungeschützte Druckverbindungen abhören, ungeschützte Datenspeicher im Drucker auslesen, dort Malware deponieren und den unzureichend geschützten Drucker als heimlichen Zugang zum Endgerät und ins Netzwerk nutzen.

Mehr Datenschutz für Dokumente und Drucker

Denken Sie bei der digitalen Transformation deshalb nicht nur an den digitalen Datenschutz, sondern auch an Papierdokumente und an die Drucker, die Dokumente in Papierform ausgeben. Andernfalls könnten Dokumente und Drucker zum Datenleck werden – sei es bei der unsicheren Lagerung, dem ungeschützten Transport oder der fehlerhaften Entsorgung über den normalen Papiermüll. Auch im Homeoffice und unterwegs müssen angemessene Schutzmaßnahmen verfügbar sein, wie zum Beispiel ein Papierschredder, der dem Schutzbedarf der Dokumente, die entsorgt werden sollen, entspricht. Denken Sie nicht zuletzt daran, dass der Schreibtisch im Homeoffice kein sicherer Ort ist, um Akten aufzubewahren. Ein Homeoffice-Arbeitsplatz kann viel mehr „Publikumsverkehr“ haben als so manches Büro.

Haben Sie Ihre Papierdokumente im Griff? Machen Sie den Test!

Frage: Der Datenschutz betrifft nur Dateien, nicht aber Papierdokumente. Stimmt das?

  1. Nein, auch Papierdokumente können zu schützende personenbezogene Daten enthalten.
  2. Ja, denn der Datenschutz gilt nur für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten.

Lösung: Die Antwort 1. ist richtig. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, aber auch für die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Unter Dateisystem versteht die DSGVO jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, also zum Beispiel auch gedruckte Kundenlisten in einem Aktenordner.

Frage: Drucker im Homeoffice sind über das Internet nicht zu erreichen. Stimmt das?

  1. Ja, ist die Tür zum Homeoffice abgeschlossen, kann niemand an den Drucker.
  2. Nein, über WLAN und teils über das offene Internet könnten Drucker für Angreifer erreichbar sein.

Lösung: Die Antwort 2. ist richtig. Inzwischen werden gerade im Homeoffice die meisten Drucker über WLAN angebunden. Schwachstellen im WLAN könnten damit Dritten Zugang zum Drucker und den darauf gespeicherten Druckdaten geben. Zudem bieten viele Druckermodelle eine direkte Verbindung ins Internet und haben eine eigene E-Mail-Adresse. Das macht es möglich, von unterwegs über das Internet darauf zu drucken. Damit sind aber auch Cyberattacken auf diese Drucker möglich. Die Daten, die auf der Festplatte des Druckers liegen, könnten auf diesem Weg ebenso in Gefahr geraten wie die Daten, die für einen Ausdruck auf den Drucker temporär übermittelt werden. Drucker, Dokumente und digitale Transformation